Privacybeleid

Privacyverklaring Pop It Teams en Pop It Events Laatst bijgewerkt: 4 maart 2026 Deze privacyverklaring legt uit hoe Pop It persoonsgegevens verwerkt binnen Pop It Teams en Pop It Events. Het document is geschreven voor organisaties met hoge eisen aan privacy en governance, zoals grote corporates, gemeenten en overheden. Het beschrijft de productonderdelen, de datastromen per feature, de rollen onder de AVG, bewaartermijnen, beveiliging en de rechten van betrokkenen. 1. Wie wij zijn Pop It levert een platform voor digitale profielen en meetbaar netwerken via NFC en QR, met Teams functionaliteit voor organisaties en Events functionaliteit voor eventregistratie, check-in en rapportage. Deze privacyverklaring geldt voor het gebruik van de Pop It apps, webomgevingen, eventformulieren en aanverwante diensten die onderdeel zijn van Pop It Teams en Pop It Events. 2. Voor wie dit geldt Deze verklaring geldt voor: 1. Medewerkers en beheerders van klantorganisaties die Pop It Teams gebruiken. 2. Eventorganisatoren en on-site teams die Pop It Events gebruiken. 3. Deelnemers en bezoekers die zich registreren of gegevens invullen via een Pop It formulier. 4. Individuele gebruikers die Pop It gebruiken zonder organisatie. 3. Rollen en verantwoordelijkheid onder de AVG 3.1 Organisatiegebruik Wanneer uw organisatie Pop It Teams of Pop It Events inzet, is uw organisatie in de meeste gevallen verwerkingsverantwoordelijke. Uw organisatie bepaalt welke gegevens worden gevraagd, waarvoor ze worden gebruikt en met wie ze worden gedeeld. Pop It treedt dan op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen op basis van de overeenkomst en verwerkersafspraken. 3.2 Individueel gebruik Pop It Teams kan ook individueel worden gebruikt via de app. Gebruikers kunnen zich zonder organisatie aanmelden en starten met Basic. Zij kunnen upgraden naar Pro. Pro geeft toegang tot Teams Member functionaliteit maar niet tot Teams Admin of Teams Sub Admin functionaliteit. In dit individuele scenario is Pop It doorgaans verwerkingsverantwoordelijke voor account, profiel en productlevering omdat er geen klantorganisatie is die de doelen en middelen van de verwerking bepaalt. 4. Overzicht van productfeatures en hoe gegevens worden verwerkt 4.1 Digitale profielen en delen via NFC en QR Pop It maakt het mogelijk om een digitaal profiel te delen via NFC of QR. Ontvangers hebben geen app nodig. Wij verwerken profielgegevens die de gebruiker of organisatie invult, zoals naam, functie, zakelijke contactgegevens, profielfoto en links. Wij verwerken ook interactiegegevens, zoals scans, taps, profielweergaven en linkkliks om de dienst te laten functioneren en om inzichten te tonen. Fysieke Pop It devices bevatten geen persoonsgegevens zoals naam of e-mail. Het device verwijst naar een online profiel of pagina die via beveiligde verbinding wordt opgehaald. 4.2 Lead capture en formulieren Pop It kan formulieren tonen waarmee een bezoeker gegevens achterlaat, bijvoorbeeld na een scan of tap. Wij verwerken de gegevens die de bezoeker invult en de context die nodig is om de flow te laten werken en herkomst vast te leggen. Pop It legt bij lead capture de opt-in vast, inclusief datum en tijd en het gebruikte Pop It device type waarmee de lead is aangemaakt, zoals Card, Display, Button, Keychain of Badge Holder. Belangrijk voor dataminimalisatie en exports. De exportstructuur kan velden bevatten die niet zichtbaar waren in het formulier of niet zijn ingevuld. In dat geval staan die velden in de export meestal leeg of als standaardwaarde, afhankelijk van de exportconfiguratie. Dit betekent dat de exportschema’s breder kunnen zijn dan de uitgevraagde velden. Pop It kan met enterprise klanten afstemmen hoe exports zo beperkt mogelijk aansluiten op wat daadwerkelijk wordt uitgevraagd. Pop It past op dit moment geen automatische deduplicatie toe die dubbele inzendingen voorkomt. Het is mogelijk dat dezelfde persoon meerdere keren gegevens invult en dat dit meerdere records oplevert. 4.3 Automatische follow-up e-mails Pop It kan, afhankelijk van inrichting, follow-up e-mails versturen na een connectie, lead capture of eventflow. Daarbij verwerken wij het e-mailadres van de ontvanger en de minimale inhoud die nodig is voor verzending. Pop It verwerkt verzendtechnische signalen, zoals delivered, blocked of bounced, om deliverability te verbeteren, fouten op te lossen en herhaalde verzending naar ongeldige adressen te beperken. Deze verzendstatus is op dit moment niet standaard zichtbaar voor klantorganisaties in het product en wordt intern gebruikt door geautoriseerde Pop It medewerkers voor deliverability, troubleshooting, beveiliging en support. 4.4 Teams beheer, rollen en centrale branding Pop It Teams ondersteunt rollen en toegangsbeheer, organisatie-instellingen en centrale branding. Hierbij verwerken wij accountgegevens, roltoewijzing, organisatietoewijzing, profielinstellingen en configuratiegegevens zoals templates en branding-assets. Pop It hanteert role based access control. Gebruikers zien alleen gegevens die passen bij hun rol en hun organisatieomgeving. 4.5 Analytics en inzichten Pop It kan inzichten tonen over gebruik en prestaties, zoals aantallen taps, scans, profielviews, linkkliks en leadmomenten. Hiervoor verwerken wij interactiegegevens en technische loggegevens die nodig zijn voor betrouwbaarheid, beveiliging en productfunctionaliteit. Waar mogelijk worden inzichten geaggregeerd. 4.6 Exports en integraties Pop It kan gegevens exporteerbaar maken of doorzetten via afgesproken integraties zodat klantorganisaties gegevens kunnen verwerken in eigen systemen. Pop It levert op dit moment niet standaard een klantzichtbare export audittrail die per export toont wie exporteerde, wanneer en vanuit welke rol. Pop It kan intern technische logs gebruiken voor beveiliging, stabiliteit en support. Als export auditing of uitgebreide auditlogs een eis is, wordt dit als enterprise requirement expliciet afgestemd. 4.7 Pop It Events, registraties, badges en check-in Pop It Events kan registraties en deelnemersbeheer ondersteunen, inclusief check-in via app en on-site processen. Wij verwerken deelnemersgegevens die door de eventorganisator worden uitgevraagd, registratiestatus en check-in status en operationele context zoals event-id. Handelingen binnen de eventflow kunnen worden gelogd om de dienst te laten werken, misbruik te beperken en support te leveren. 5. Uitleg voor mensen die een formulier invullen Wanneer u uw gegevens invult in een Pop It formulier bij een organisatie of tijdens een event, dan verstrekt u uw gegevens aan die organisatie of eventorganisator. Die partij is doorgaans verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt wat er met uw gegevens gebeurt, met wie ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard. Pop It levert de technologie en verwerkt uw gegevens alleen om de registratie, uitwisseling of opvolging mogelijk te maken, om de dienst te beveiligen en om support te leveren. Pop It verkoopt geen ingevulde formuliergegevens en gebruikt deze niet om u zelfstandig commercieel te benaderen. 6. Categorieën persoonsgegevens die wij kunnen verwerken Afhankelijk van de inrichting kan Pop It de volgende categorieën verwerken: 1. Accountgegevens, zoals naam, zakelijke e-mail, rol, organisatie-id, login en sessiegegevens. 2. Profielgegevens, zoals functie, contactgegevens, profielfoto en links. 3. Lead en formuliergegevens, zoals ingevulde velden en opt-in bewijs met herkomst. 4. Eventdeelnemersgegevens, zoals registratievelden, status en check-in informatie. 5. Interactiegegevens, zoals taps, scans, views en kliks met tijdstempels. 6. Technische gegevens, zoals apparaat en browserinformatie, IP-adres, foutmeldingen en security events. 7. Supportcommunicatie en operationele gegevens die nodig zijn om incidenten op te lossen. Pop It is niet bedoeld voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens. Als een klantorganisatie toch zulke gegevens wil verwerken, moet dit expliciet worden afgestemd en onderbouwd. 7. Doeleinden van verwerking Pop It verwerkt persoonsgegevens voor: 1. Het leveren van de dienstverlening, waaronder profielweergave, delen via NFC en QR, Teams workflows en Events workflows. 2. Beheer van accounts, rollen en organisatie-instellingen. 3. Het versturen van follow-up e-mails indien deze functionaliteit is geactiveerd. 4. Het leveren van inzichten en rapportages binnen de productfunctionaliteit. 5. Beveiliging, fraudepreventie, monitoring, foutanalyse, beschikbaarheid en support. 8. Rechtsgrondslagen Bij organisatiegebruik verwerkt Pop It als verwerker op basis van de overeenkomst met de klantorganisatie. De klantorganisatie is verantwoordelijk voor de grondslag richting betrokkenen, zoals toestemming of gerechtvaardigd belang afhankelijk van de use case. Bij individueel gebruik verwerkt Pop It gegevens omdat dit nodig is om de dienst te leveren en op basis van gerechtvaardigd belang voor beveiliging, fraudepreventie en productcontinuïteit. 9. Bewaartermijnen Pop It bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, rekening houdend met contractuele afspraken en wettelijke verplichtingen. Bij organisatiegebruik bepaalt de klantorganisatie in belangrijke mate de retentie voor lead en eventdata. Pop It ondersteunt verwijdering en opschoning volgens afspraken, rekening houdend met noodzakelijke back-upcycli, beveiliging en wettelijke bewaarplichten. Voor technische logs en beveiligingslogs hanteert Pop It retenties die passen bij beveiliging en stabiliteit. Deze retenties kunnen per logtype verschillen. 10. Beveiliging en organisatorische maatregelen Pop It past technische en organisatorische maatregelen toe die aansluiten op enterprise gebruik, waaronder: 1. Toegangscontrole op basis van rollen en least privilege. 2. Scheiding tussen organisaties zodat klantdata niet wordt vermengd. 3. Versleuteling tijdens transport via beveiligde verbindingen. 4. Monitoring en logging om misbruik te detecteren en incidenten te onderzoeken. 5. Beperkte en gecontroleerde supporttoegang door geautoriseerde medewerkers. 6. Back-ups en herstelprocessen die gericht zijn op continuïteit. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen. Pop It neemt passende maatregelen om risico’s op ongeautoriseerde toegang, verlies of ongeoorloofde wijziging te beperken. 11. Datalekken en incidentafhandeling Pop It hanteert een incidentproces voor detectie, containment, herstel en evaluatie. Wanneer Pop It verwerker is, informeert Pop It de klantorganisatie zonder onnodige vertraging zodat de klantorganisatie kan beoordelen of melding aan toezichthouder of betrokkenen nodig is. 12. Delen van gegevens en subverwerkers Pop It deelt persoonsgegevens met: 1. Geautoriseerde gebruikers binnen de tenant van de klantorganisatie, conform rollen en rechten. 2. Dienstverleners die noodzakelijk zijn om de dienst te leveren, zoals hosting, e-mailverzending, monitoring en support tooling. Pop It sluit passende afspraken met subverwerkers en werkt volgens het need to know principe. Een actueel overzicht van subverwerkers is beschikbaar voor enterprise klanten op verzoek, inclusief het doel van de verwerking en relevante waarborgen. 13. Internationale doorgifte Waar verwerking of ondersteuning leidt tot doorgifte buiten de EER, past Pop It passende waarborgen toe, zoals contractuele clausules en aanvullende maatregelen waar nodig, conform de afspraken met de klantorganisatie. 14. Rechten van betrokkenen en verzoeken Betrokkenen hebben rechten onder de AVG, zoals inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en in sommige gevallen dataportabiliteit. Bij organisatiegebruik lopen verzoeken in principe via de klantorganisatie omdat die verwerkingsverantwoordelijke is. Pop It ondersteunt de klantorganisatie bij uitvoering van verzoeken waar Pop It verwerker is. Bij individueel gebruik kan een verzoek rechtstreeks bij Pop It worden ingediend. 15. Cookies en vergelijkbare technologie Pop It gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken voor sessies, beveiliging en basisfunctionaliteit. Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden alleen gebruikt waar dit is ingericht en waar dit voldoet aan de geldende toestemmingsregels. 16. Wijzigingen Pop It kan deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in de dienstverlening, wetgeving of beveiliging. De meest actuele versie is leidend. 17. Contact Voor vragen over deze privacyverklaring, verwerkersafspraken, DPIA ondersteuning, subverwerkersinformatie of enterprise documentatie kan uw organisatie contact opnemen via het aangewezen zakelijke kanaal van Pop It met als onderwerp “Privacyverklaring Pop It Teams en Pop It Events” privacy@popitnl.nl